Delegowanie zadań – dlaczego warto?

Prowadzisz firmę, ale natłok spraw i obowiązków zaczyna Cię przytłaczać? Masz tak dużo zadań do wykonania, że brakuje Ci na wszystko czasu i zarządzanie biznesem zaczyna się wymykać spod kontroli? Część spraw odkładasz na później, nie realizujesz terminowo ich terminowo lub wręcz zapominasz o części z nich. To znaczy, że już czas na oddelegowanie części zadań.

Niestety, problem braku czasu i ograniczonych możliwości to bolączka wielu przedsiębiorców. Niezależnie od tego czy jesteś freelancerem, czy prowadzisz przedsiębiorstwo, przychodzi taki moment, że musisz oddelegować część zadań. W przeciwnym wypadku, Twoja firma przestanie realizować wyznaczone cele, co w dłuższej perspektywie będzie szkodliwe i może zakończyć się nawet jej zamknięciem.

Kiedy chcesz rozwijać biznes, ale borykasz się z problemem nadmiaru obowiązków, masz dwa wyjścia. Jednym z nich będzie zatrudnienie etatowego pracownika, co wiąże się z wysokimi kosztami, dużą odpowiedzialnością, przyjęciem na siebie prawnych zobowiązań. Drugie wyjście z takiej sytuacji wydaje się być bardziej odpowiednie dla mikro, małych i średnich firm. Obowiązki możesz bowiem oddelegować również osobie nie będącej Twoim pracownikiem. Idealnym rozwiązaniem będzie outsourcing usług, czyli współpraca z firmą zewnętrzną. Zleć zadania Wirtualnej Asystentce. Dlaczego to dobry pomysł?

WSPÓŁPRACA B2B

Po pierwsze WA oferuje współpracę B2B, więc nie musisz jej zatrudniać na etat, a za wykonane zadania otrzymasz fakturę, którą wliczysz w koszty działalności.

OSZCZĘDNOŚĆ KOSZTÓW

Współpraca B2B o ogromna oszczędność na kosztach pracy ponoszonych w przypadku zatrudnienia pracownika. Oszczędności wynikają również z zadaniowego trybu pracy – płacisz wyłącznie za przepracowany faktycznie czas lub wykonane konkretnie zadania. Stawki są z góry określone, więc nie będziesz niemile zaskoczony nadmiernymi wydatkami.

ELASTYCZNOŚĆ

Zawód WA dopiero zaczyna być popularny, ale masz już możliwość sporego wyboru. Ofertę i cenniki znajdziesz w sieci lub poprzez polecenia znajomych przedsiębiorców. Jeśli współpraca nie będzie układać się dobrze, w każdej chwili możesz zmienić Wirtualną Asystentkę na inną.

WSPÓŁPRACA ZE SPECJALISTĄ

Większość WA to specjalistki w pewnych dziedzinach. Zastanów się dobrze, które zadania chcesz oddelegować i szukaj osoby, która będzie miała odpowiednie kwalifikacje i umiejętności, by przejąć obowiązki. W tym wypadku musisz wiedzieć jakie masz oczekiwania i jak wyobrażasz sobie zakres wykonywanych zadań osoby do współpracy.

DOBRA ORGANIZACJA

WA pomoże Ci dobrze zorganizować Twoją firmę, dzięki czemu będzie ona działać sprawnie. Unikniesz bałaganu i chaosu w prowadzeniu biznesu, dzięki czemu nic nie umknie, nie zmarnujesz żadnej okazji do rozwijania firmy.

KOMFORT

Wreszcie masz szansę, by zająć się zadaniami priorytetowymi z punktu widzenia działalności firmy. Twój biznes ma szansę na rozwój i sukces. By faktycznie tak się stało musisz jednak całkowicie pozbyć się swoich przekonań w stylu: „nikt nie potrafi lub nie zrobi tego lepiej ode mnie”, „ludzie są niepoważni i nieodpowiedzialni”, „szkoda mi czasu na tłumaczenie i wdrażanie nowej osoby”, itd. By biznes mógł się rozwijać, ważną kwestią jest pokonanie tej bariery mentalnej.

>> Sprawdź jakie zadania możesz oddelegować WA>>

By delegowanie zadań było skuteczne, musisz podjąć pewne kroki:

• Określ procesy, jakie zachodzą w Twojej firmie (np. zakupy, produkcja, sprzedaż, planowanie, marketing itd.). Mając świadomość wszystkich procesów oraz tego, w jaki sposób przebiegają, oddelegowanie zadań będzie prostsze.
• Kolejnym etapem będzie standaryzacja powtarzalnych procesów, czyli sformalizowanie i spisanie optymalnego sposobu ich wykonywania. Dzięki temu osoba współpracująca będzie miała gotowy schemat działania.
• Warto również zastanowić się nad decyzjami na poziomie operacyjnym, które może podejmować WA, a których nie musisz podejmować samodzielnie (dotyczącymi prostych, technicznych spraw), np. kiedy publikować post na FB, które CV odrzucić w pierwszym etapie rekrutacji, jak segregować korespondencję, itp.
• Istotnym ułatwieniem będzie zautomatyzowanie jak największej ilości zadań.
• Deleguj wszystko, co tylko się da. Przechodząc przez kolejne etapy delegowania obowiązków, będziesz w stanie dotrzeć nawet do takiego momentu, w którym Twoja firma będzie w stanie funkcjonować bez Ciebie. Taka optymistyczna wizja jest możliwa do zrealizowania, tylko od czegoś musisz zacząć.
• Zajmij się kluczowymi sprawami i bierz na siebie tylko te obowiązki, które wykorzystują Twoje mocne strony i predyspozycje. Resztę zadań oddeleguj osobie, która wykona te zadania, których Ty nie lubisz lub nie masz kompetencji do ich wykonania. Dzięki temu Twoja praca będzie sprawiała Ci przyjemność i będziesz pracować efektywnie, a Twoja firma będzie się rozwijać.

Zaraz po uruchomieniu firmy wiele rzeczy możemy robić sami. Jednak w miarę rozwoju biznesu, nie będziemy w stanie ogarnąć całości samodzielnie. W każdej firmie przychodzi taki moment, że trzeba delegować zadania. Jeśli chcesz, by biznes się rozwijał, to naturalnym etapem w pewnym momencie działalności powinno być cedowanie części obowiązków na inne osoby.

Musisz w pewnym momencie rozważyć czy wolisz zajmować się działaniem strategicznym i rozwojem firmy, czy działaniem operacyjnym, tzn. codziennymi technicznymi zadaniami. Jeśli brakuje Ci czasu na wszystkie te czynności, wówczas wiesz już, że musisz oddelegować część zadań, bo bez tego Twój biznes będzie stać w miejscu lub zacznie podupadać. Ty skup się wyłącznie na strategii i skalowaniu biznesu.

>> Sprawdź dlaczego warto współpracować z WA>>